Was muss bei einem Vereinsfest alles organisiert werden?
Checkliste und Leitfaden für die Organisation von Vereinsfesten

25.05.2018     Festservice    Events, Feste, Organisation, Vereine

Fast jeder Verein richtet mindestens einmal im Jahr ein Vereinsfest aus. Neben der Stärkung des „wir Gefühls“ wird der Verein finanziell unterstützt und steigert Lebensgefühl und vor allem die Lebensqualität. Ein weiteres Plus ist die Gewinnung neuer Mitglieder durch diese Art der „Öffentlichkeitsarbeit“. Neben der Anmietung einer Grundausstattung an Festbedarf und Festgeräten, sind bei der Ausrichtung und Planung von Vereinsfesten zahlreiche organisatorische Abläufe und Vorschriften zu beachten.

Was ist bei einem Vereinsfest zu organisieren?
Einige Ideen und organisatorische Hinweise bei der Ausrichtung von Vereinsveranstaltungen

• Zusammenstellung eines Organisationsteams mit klar definierter Aufgabenverteilung-wer ist wofür zuständig
• Erstellung eines Zeitplans für die Einsatzzeiten der Vereinsmitglieder bei Ausschank, Kasse, Essensausgabe, Sicherheit etc. – inkl. Ersatzpersonen
• mit wie vielen Festbesuchern wird geplant (wichtig für die Größe des Festzeltes bzw. der benötigten Location – bei Bedarf rechtzeitig anmieten)
• Steht das Fest unter einem bestimmten Motto? Dekoration der Location festlegen und organisieren.
• Zusammenstellung der Speisen und Getränke-was, und welche Mengen (Jugendschutz bei alkoholischen Getränken beachten)
• rechtzeitig Festbedarf und Festgeräte by Fath reservieren (je nach Bedarf: Sitzgarnituren, Bräter, Kühlvitrinen, Spülmaschinen, Pfannen, Grill, Geschirr, Besteck etc.)
• Organisation von Unterhaltungsmusik (DJ, Kapelle, Soundanlage für Hintergrundmusik)
• Werbung für anstehendes Fest rechtzeitig schalten (Vereinszeitung, Gemeindeblatt, Tageszeitung etc.)
• Sponsorengewinnung (Einplanung von Werbebanner in der Location)
• Sanitäreinrichtungen anmieten und aufstellen
• Vorschriften prüfen und Genehmigungen einholen (wie z.B. Lärmschutz, Jugendschutz, Haftungsfragen, Lebensmittelhygiene, Brandschutz etc.)
• Prüfung von GEMA- Gebühren und Künstlersozialabgaben
• Organisation einer Tombola, Feuerwerk, Spendensammlung etc.
• Unterhaltung für Kleinkinder organisieren (wie z.B. Hüpfburg)

Leitfaden für Vereinsfeiern
Die Bayerische Staatsregierung hat auf Ihrer Seite einen Leitfaden für Vereinsfeiern zusammengestellt. Der Leitfaden beschäftigt sich in leicht verständlicher Sprache (kein Behördendeutsch), mit der Organisation und Durchführung von Vereinsfesten. Was ist bei Ausrichtung von Vereinsfesten zu beachten und welche rechtlichen Regeln sind zu befolgen.

Ihr Fest als Besuchermagnet
Alteingesessene Vereinsfeste, die bereits seit Jahrzehnten durchgeführt werden, sind bekannt und es bedarf keiner speziellen Bewerbung der Veranstaltungen. Damit Ihr Vereinsfest ein voller Erfolg wird, bieten Sie etwas Besonderes und machen Sie darauf aufmerksam. Dies können spezielle Speisen sein, Mottoabende, zielgruppengerechte Abende, spezielle Vorführungen und vieles mehr. Unter Berücksichtigung dieser Vorschläge wird auch Ihr Vereinsfest zum Besuchermagneten, ein weiterer Imagegewinn ist die Folge.

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